事情很多的时候，如何决定先做什么？
Made by Mike_Zhang
Intro
导言
学生或者科研人常常会遇到一种很典型的状态：
- 课程作业有 deadline；
- 论文还没有读完；
- 实验代码还有 bug；
- 组会 PPT 还没有开始做；
- 导师邮件需要回复；
- 生活里的杂事也在不断插队。
这时候真正痛苦的，往往不是单纯的“事情很多”，而是失控感。
你知道自己很忙，但不知道哪件事应该先做；你每天都在处理一些看起来很紧急的事情，但一周结束后，又发现真正重要的任务没有推进多少。更麻烦的是，如果没有复盘，下一周很容易重复同样的问题。
所以这篇文章想介绍一套我自己在用的简单工作流：
用艾森豪威尔矩阵决定先做什么，用 PDCA 循环反思怎么做得更好，再用 Mac 的提醒事项把这个系统落地。
我会在 Mac 的提醒事项中创建四个列表：
TODO：收集所有接下来要做的事情；PLAN：按照艾森豪威尔矩阵的四象限安排任务；REFLECTION：把做完的任务先放在这里，集中反思；FINISHED：反思完成后归档并打勾。
简单来说，任务不是直接从“要做”变成“消失”，而是经过：
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1. What is Eisenhower Matrix
1. 艾森豪威尔矩阵是什么
Dwight D. Eisenhower 在 1954 年演讲中引用过
urgent和important的区分；今天常见的四象限形式，则更多是由后来的时间管理体系整理和普及。
艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Matrix）是一种按照重要性和紧急性划分任务的方法。
它通常被画成一个 $2 \times 2$ 的矩阵：
| 类型 | 判断方式 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 重要且紧急 | 和核心目标相关，并且有明显 deadline | 立刻处理 |
| 重要但不紧急 | 和长期目标相关，但暂时没有外部压力 | 主动计划时间 |
| 不重要但紧急 | 有外部催促，但对长期目标帮助有限 | 压缩、批处理、能委托就委托 |
| 不重要不紧急 | 既不推动目标，也没有真正 deadline | 删除或延后 |
对我们日常使用来说，关键是理解它背后的判断：
紧急性来自外部压力，重要性来自长期目标。
比如对学生和科研人来说：
- 明天要交的作业：通常是重要且紧急；
- 下周组会要汇报的 PPT：越接近组会越紧急；
- 每周读论文、整理实验记录、写 related work：重要，但经常不紧急；
- 突然想刷半小时社交媒体：多数情况下既不重要，也不紧急。
我认为，这个矩阵最有价值的地方，不是告诉我们“重要且紧急的事情要先做”。这件事大家本来就知道。
它真正有价值的地方，是提醒我们：
不要让所有时间都被紧急事项吃掉。真正决定长期进展的，往往是重要但不紧急的事情。
读论文、写草稿、整理代码、做实验设计、复盘学习方法，这些事情短期内没有人天天催你，但长期看，它们决定了你的积累。
2. What is PDCA
2. PDCA 是什么
PDCA 来自质量管理和持续改进领域，ASQ（American Society for Quality）将它解释为一个用于持续改进的 Plan-Do-Check-Act 四步循环。
PDCA 是一个持续改进循环：
- Plan：计划要做什么；
- Do：执行计划；
- Check：检查结果；
- Act：根据结果调整下一轮行动。
在质量管理和持续改进领域，PDCA 经常被用来改进流程。放到个人任务管理里，我更喜欢把它理解成一个很简单的学习循环：
不是做完就结束，而是让每一次执行都为下一次执行提供反馈。
用在个人工作流中，PDCA 可以变成：
| 阶段 | 在个人任务管理里的意思 |
|---|---|
| Plan | 今天 / 这周要做什么 |
| Do | 真的去做 |
| Check | 检查完成情况和问题 |
| Act | 调整下一轮计划和方法 |
比如你这周计划读 3 篇论文，最后只读完了 1 篇。
如果只是打卡式总结，你可能会写：
本周效率不高，下周加油。
但这其实没有提供什么信息。
更好的 Check 应该问：
- 是不是低估了每篇论文需要的时间？
- 是不是把“读论文”这个任务写得太大了？
- 是不是没有明确读完后要产出什么？
- 是不是每天都被紧急事项打断？
这样下一轮的 Act 才能更具体：
- 把“读论文”拆成“快速浏览 abstract / introduction / figures”；
- 每篇论文只先写 5 条 bullet point；
- 每天上午固定 45 分钟给论文阅读；
- 组会前一周不再安排太多新论文。
这就是 PDCA 的意义：不是要求我们变得更自律，而是让系统帮助我们减少重复犯错。
3. Why Combine Them
3. 为什么把艾森豪威尔矩阵和 PDCA 放在一起
单独使用艾森豪威尔矩阵，有一个问题：
分完类之后，不一定真的会执行。
很多人会把任务分成四象限，但分完之后，任务还是静静躺在那里。甚至更常见的是，所有事情都被标成“重要且紧急”，最后矩阵失去意义。
单独使用 PDCA 也有一个问题：
如果 Plan 阶段没有优先级判断，循环可能只是在更努力地处理杂事。
你很认真地计划、执行、复盘，但如果一开始选错了任务，努力就会被用在不重要的地方。
所以我认为，这两个工具的关系可以这样理解：
Eisenhower Matrix 是任务选择系统，PDCA 是任务改进系统。
艾森豪威尔矩阵回答：
- 哪些任务现在必须做？
- 哪些任务要提前安排？
- 哪些任务可以压缩？
- 哪些任务其实可以不要做？
PDCA 回答：
- 我今天计划合理吗？
- 我完成了什么？
- 为什么有些任务没有推进？
- 下一轮应该如何调整？
这两个工具结合起来，就从“列待办事项”变成了一个完整的反馈循环。
4. My Workflow with Mac Reminders
4. 我的 Mac 提醒事项工作流
我使用的是 Mac 自带的 Reminders（提醒事项）。
它的好处是很简单：打开快、同步方便、可以在 iPhone / iPad / Mac 之间使用，而且不需要为了任务管理再维护一个复杂系统。
我的做法是创建四个列表：
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这四个列表不是平行的待办清单，而是一个任务流转过程。
4.1 TODO List
4.1 TODO 列表：先写下来
TODO 列表只负责一件事：
及时记录接下来要做的事情，防止忘掉。
它不负责分类，不负责排序，也不负责判断重要性。
当我想到一件事情时，先把它放进 TODO：
- 回导师邮件；
- 改实验代码；
- 下载某篇论文；
- 预约某个服务；
- 周五前交作业；
- 想一个博客主题；
- 买生活用品。
这个列表的原则是：先捕捉，再处理。
很多时候，大脑最累的地方不是做任务本身，而是一直试图记住“我还有什么没做”。如果所有事情都放在脑子里，每一个小任务都会在后台占用注意力。
所以 TODO 的意义是把任务从脑子里倒出来。
但是，TODO 不能长期堆着不管。否则它会变成另一个垃圾桶。因此，我会定期把 TODO 中的任务移动到 PLAN。
4.2 PLAN List
4.2 PLAN 列表：用四象限安排任务
PLAN 列表负责艾森豪威尔矩阵。
我会在 PLAN 里面创建四个章节，对应四象限：
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然后把 TODO 里的任务移动到对应的位置。
例如：
| 任务 | 分类 | 原因 |
|---|---|---|
| 明天交课程作业 | 重要且紧急 | 有明确 deadline，也影响成绩 |
| 准备下周组会 slides | 重要但逐渐变紧急 | 影响科研交流，需要提前推进 |
| 回一个不太重要但需要确认的消息 | 不重要但紧急 | 有外部提醒，但不影响长期目标 |
| 随便整理一下桌面小物件 | 不重要不紧急 | 可以之后再说 |
这个步骤对应 PDCA 里的 Plan。
我个人会特别关注第二象限：重要但不紧急。
因为科研和学习里很多真正有积累的事情，刚开始都不紧急：
- 系统读一篇领域综述；
- 整理实验记录；
- 重构一段还可以凑合运行的代码；
- 写论文 outline；
- 准备申请材料；
- 复盘一个项目为什么进展慢。
这些事情如果一直等到“紧急”才做，质量通常会下降，压力也会变大。
所以我会尽量在 PLAN 里给第二象限任务留出具体时间，而不是只把它们写在那里。
4.3 REFLECTION List
4.3 REFLECTION 列表：做完以后先不要删除
这是我认为比较关键的一步。
很多待办软件的默认逻辑是：任务做完，点击完成，然后它就消失了。
这当然很爽，但也有一个问题：
任务消失得太快，我们没有机会从执行中学习。
所以在我的系统里，PLAN 中完成的事情不会直接删除，也不会立刻打勾归档，而是先移动到 REFLECTION。
一天结束后，我会集中看 REFLECTION 里的任务：
- 今天实际完成了什么？
- 哪些事情比预想更花时间？
- 哪些事情其实不应该今天做？
- 哪些任务没有完成，是因为计划太满，还是因为任务定义不清楚？
- 明天是否需要调整优先级？
这个列表对应 PDCA 里的 Check。
我觉得 REFLECTION 的重点不是写很长的日记。很多时候，一两句话就够。
比如：
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或者：
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这些小反思看起来不起眼，但长期积累后，会让你越来越了解自己的工作节奏。
4.4 FINISHED List
4.4 FINISHED 列表：反思后再归档
当一个任务完成，并且已经在 REFLECTION 中简单反思过，我会把它移动到 FINISHED，然后标记完成。
FINISHED 的作用有两个：
- 给自己一个明确的完成感；
- 保留一个可以回看的记录。
很多时候，我们会低估自己做过的事情。
一周结束时，如果只凭感觉，很容易觉得：
好像又没做什么。
但如果打开 FINISHED，你会看到自己其实完成了很多小任务：
- 改了几轮代码；
- 读了几篇论文；
- 回复了几封重要邮件；
- 准备了一次组会；
- 处理了一些生活事务。
这不是为了自我感动，而是为了让计划更接近现实。
如果你发现 FINISHED 里全是紧急杂事，而重要但不紧急的任务几乎没有出现，那就说明下一轮 PLAN 需要调整。
5. A Concrete Example
5. 一个具体例子：组会前的一周
假设下周三要组会，需要汇报最近实验进展。与此同时，还有课程作业、论文阅读、代码修改和一些生活事务。
一开始，所有任务都先进入 TODO：
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接下来，把它们移动到 PLAN 四象限：
| 象限 | 任务 |
|---|---|
| 重要且紧急 | 周三前交课程作业；回导师邮件 |
| 重要但不紧急 | 准备组会 PPT；整理实验结果；阅读相关论文 |
| 不重要但紧急 | 预约体检；买生活用品 |
| 不重要不紧急 | 暂时没有 |
执行过程中，任务完成后先进入 REFLECTION。
比如周三晚上，你可能会看到：
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这时候可以简单反思：
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反思结束后，再把这些任务移动到 FINISHED 并打勾。
这样一周结束时，你不只是知道“我做完了什么”，还知道：
- 哪些任务低估了时间；
- 哪些步骤对自己有帮助；
- 哪些流程下周需要改进。
这就是 PDCA 的价值。
6. Caveats
6. 一些注意事项
任何工作流都有一个风险：本来是为了减轻负担，最后变成新的负担。
所以这套系统在使用时，我会提醒自己几件事。
一项关于时间管理的 meta-analysis 也提醒我们：时间管理与工作表现、学业表现、幸福感呈正相关，也与较低的压力或痛苦感受有关；但这不代表任务越多越好，更不代表要把每一分钟都塞满。
6.1 TODO 不需要写得很完美
6.1 TODO 不需要完美
TODO 只是入口。
想到什么就先写下来，不要在这一刻纠结分类、格式、优先级。如果每次记录任务都需要想半天，系统就会变得很难坚持。
6.2 不要把所有任务都放进“重要且紧急”
6.2 不要滥用第一象限
如果所有事情都是“重要且紧急”，那就等于没有优先级。
很多任务看起来紧急，只是因为它们声音很大；很多真正重要的任务，反而安静地躺在那里。
我认为判断重要性时，可以问一个问题：
这件事完成后，是否会推动我长期目标的进展？
如果答案是否定的，它可能只是紧急，不一定重要。
6.3 REFLECTION 不要写成长篇作文
6.3 反思要轻量
REFLECTION 的目标不是每天写一篇完整日记。
很多时候，只需要写：
- 为什么没做完；
- 下次怎么拆小；
- 哪个时间段更适合做；
- 哪个任务其实可以删掉。
一两句话足够。
6.4 FINISHED 不是打卡焦虑
6.4 完成记录不是为了制造焦虑
FINISHED 是为了让自己看到真实进展，而不是为了每天凑数量。
有些重要任务本来就很慢，比如读一篇难论文、调一个复杂实验、写一段论文 draft。一天只推进一点，也仍然是进展。
不要因为 FINISHED 里数量少，就否定这一天。
Summary
总结
这篇文章介绍的是一套很简单的任务管理方法：
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对应起来就是：
TODO：把任务从脑子里拿出来；PLAN：用艾森豪威尔矩阵判断优先级；REFLECTION：用 PDCA 做 Check；FINISHED：反思后归档，形成可回看的记录。
我认为，这套方法最重要的不是工具本身，而是它背后的思路：
任务管理不只是把事情做完，而是让每一轮执行都帮助下一轮变得更清楚。
事情很多的时候，我们很难完全避免压力。但如果能把任务记录下来、分类清楚、执行后复盘，再根据复盘调整下一轮计划，失控感就会少很多。
真正有效的工作流，不一定复杂。
它只需要帮你回答四个问题：
- 我接下来有什么事要做？
- 哪些事最值得优先处理？
- 今天实际发生了什么？
- 下一轮我可以怎么做得更好？
如果一个系统能稳定回答这四个问题，它就已经很有价值了。
References
Dwight D. Eisenhower. Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois. The American Presidency Project. https://www.presidency.ucsb.edu/documents/address-the-second-assembly-the-world-council-churches-evanston-illinois (accessed June 27, 2026).
FranklinCovey. Habit 3: Put First Things First. https://www.franklincovey.com/courses/the-7-habits/habit-3/ (accessed June 27, 2026).
ASQ. What is the Plan-Do-Check-Act Cycle? https://asq.org/quality-resources/pdca-cycle (accessed June 27, 2026).
Brad Aeon, Ariane Faber, and Alexandra Panaccio. Does time management work? A meta-analysis. PLOS ONE. https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0245066 (accessed June 27, 2026).
Outro
尾巴
之后如果这套方法继续用得比较稳定，我可能会再写一篇更具体的版本，比如如何在提醒事项里设置章节、如何配合日历、以及如何做每周复盘。
如果你也有类似的任务管理方法，欢迎在评论区交流。
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